Politique de
confidentialité.

1. Politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels

Isabelle Fafard Inc. s'engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités.

2. Objectifs de la collecte d'information

Notre politique de protection des renseignements personnels décrit les normes de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d'accès à ceux-ci.

Nous vous recommandons de lire attentivement cette déclaration. Lors de notre traitement, nous nous conformons aux exigences de la législation sur la confidentialité. Cela signifie, entre autres, que :

• nous indiquons clairement dans quelles finalités nous traitons les données personnelles, au moyen de cette déclaration de confidentialité;
• nous visons à limiter notre recueil de données personnelles uniquement aux données nécessaires à des finalités légitimes;
• nous demandons d'abord votre consentement explicite pour traiter vos données personnelles dans les cas nécessitant votre consentement;
• nous prenons des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos données personnelles, et nous en demandons autant des parties traitant des données personnelles pour nous;
• nous respectons votre droit de consulter, corriger ou supprimer vos données personnelles si vous en formulez la demande.

Si vous avez des questions ou souhaitez savoir exactement quelles données nous conservons, veuillez nous contacter.

3. Renseignements personnels

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier.

4. Finalité et catégories de données

Nous pouvons collecter ou recevoir des informations personnelles pour un certain nombre de raisons liées à nos activités commerciales, notamment les suivantes :

Contact par téléphone, courrier, courriel et/ou formulaires web :

• un prénom et un nom de famille;
• une adresse email;
• un numéro de téléphone;
• une adresse IP;
• une adresse civique;
• une date de naissance;
• le nom et les coordonnées d'un employeur.

Infolettres :

• un prénom et un nom de famille;
• une adresse email;
• une adresse IP.

Les courriels sont conservés dans le logiciel d'infolettre jusqu'à ce que la personne demande à se désabonner.

5. Pratiques de divulgation et consentement

• Nous divulguons des informations personnelles si nous y sommes tenus par la loi ou par une ordonnance du tribunal, en réponse à un organisme d'application de la loi, dans la mesure permise par d'autres dispositions de la loi, pour fournir des informations, ou pour une enquête sur une question liée à la sécurité publique.
• Si notre site web ou notre organisation est repris, vendu ou impliqué dans une fusion ou une acquisition, vos données peuvent être divulguées à nos conseillers et à tout acheteur potentiel et seront transmises aux nouveaux propriétaires.
• Nous solliciterons votre consentement lors de toute divulgation de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.
• Notre entreprise s'engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

6. Limites de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels

• Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer l'identité d'une personne, créer un dossier employé, créer un dossier client, se conformer aux exigences légales.
• Nous limitons la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées.
• Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

7. Conservation des renseignements

• Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
• Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers.
• Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu'aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

8. Exactitude

• Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
• Les renseignements personnels qui servent de façon continue, y compris ceux qui peuvent être communiqués à des tiers, seront généralement exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à leur exactitude ne soient clairement établies.
• Nous ne mettons pas systématiquement à jour les renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.
• Le degré d'exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l'entrée de vos données.

9. Responsabilité

• Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement.
• Nous exigeons de ces tiers qu'ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.
• Notre responsable de la protection des renseignements personnels supervise la présente politique et les processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements.
• Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

10. Mesures de sécurité

• Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
• Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire, ainsi que la sauvegarde et l'archivage des données au moyen d'un système externe.
• Nous maintenons un registre des incidents de confidentialité et nous nous engageons à informer la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées en cas de risque qu'un préjudice sérieux résulte d'un incident lié à la confidentialité des renseignements personnels.

11. Accès aux renseignements personnels

• Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous concernant.
• L'entreprise s'assure que ces personnes sont qualifiées pour accéder à ces renseignements et que l'accès est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.

12. Demande d'accès aux renseignements et modifications

• Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements.
• Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.
• Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite.
• Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande.
• Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés.
• Les exceptions à votre droit d'accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d'autres individus, que l'information ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d'auteur, qu'elle a été obtenue dans le cadre d'une enquête sur une fraude, qu'elle ne peut être obtenue qu'à des coûts prohibitifs ou qu'elle fait l'objet d'un litige ou est privilégiée.
• Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions à ce qu'ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné.
• Vous pouvez vérifier l'exactitude et l'exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification.
• Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable. Toute demande d'accès ou de modification peut être envoyée à l'adresse ci-dessous :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Nom du responsable : Isabelle Fafard, présidente
Adresse courriel : isabellefafard@ifsf.ca

13. Plaintes et questions

• Vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse susmentionnée.
• Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse figurant ci-dessus.
• Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de nos politiques et de nos pratiques.

14. Formation et sensibilisation

L'entreprise fait la promotion de meilleures pratiques et du respect des droits en matière de transparence et de protection des renseignements personnels de différentes façons :

• elle informe tout le personnel de son équipe;
• elle affiche le nom et les coordonnées de la personne responsable des renseignements personnels;
• elle mobilise divers moyens de sensibilisation.

15. Application

Si pour quelque raison vous pensez que l'entreprise n'a pas adhéré à ces principes, nous vous prions de le notifier en contactant notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous ferons alors le nécessaire pour déterminer et corriger le problème dans des délais raisonnables. Mentionner comme objet « Protection de la vie privée ».

16. Modifier vos préférences

Vous pouvez toujours désactiver les fichiers témoins non essentiels à nos sites. Il est aussi possible de changer vos paramètres ou de réactiver les fichiers témoins plus tard.

17. Cookies

Notre site web utilise des cookies. Pour plus d'informations sur les cookies, veuillez vous référer à notre Politique de cookies sur notre page Politique de cookies (CA).

18. Sites web de tierces parties

• Cette déclaration de confidentialité ne s'applique pas aux sites web de tierces parties connectés par des liens sur notre site web.
• Nous ne pouvons garantir que ces tierces parties gèrent vos données personnelles de manière fiable ou sécurisée.
• Nous vous recommandons de lire les déclarations de confidentialité de ces sites web avant de les utiliser.

19. Mise à jour de la politique

La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.